Số hóa quy trình doanh nghiệp bằng nền tảng Make in Vietnam

Từ xây dựng quy trình tới triển khai,ốhóaquytrìnhdoanhnghiệpbằngnềntảxem ngày âm vận hành là khoảng cách rất lớn. Theo ông Phan Sơn, chuyên gia trưởng Học viện quản trị HRD Academy, có 5 thực trạng chính của doanh nghiệp hiện nay, đó là doanh nghiệp không có quy trình hay hoạt động triển khai, làm việc theo “chỉ đạo miệng”; doanh nghiệp có quy trình nhưng các quy định còn rời rạc, không gắn kết với nhau; Có độ vênh giữa quy trình và công việc thực tế; doanh nghiệp có quy trình nhưng nhân viên không làm theo;   doanh nghiệp không có cách thức quản lý quy trình.

Trong khi đó, có 5 cấp độ ứng dụng quy trình thường gặp trong các doanh nghiệp Việt Nam, đó là: doanh nghiệp chưa có quy trình; Có quy trình nhưng rời rạc, không có tính thống nhất; doanh nghiệp đã có hệ thống quy trình cụ thể nhưng chưa số hóa; doanh nghiệp có quy trình và đã số hóa; Vận hành theo quy trình đã trở thành văn hóa của doanh nghiệp, mọi quyết định đều theo hệ thống.

Khi xây dựng quy trình, doanh nghiệp cần có công cụ để số hóa. Theo nhà sáng lập kiêm CEO 1Office Lê Việt Thắng, “Quy trình là vấn đề lớn nhất không chỉ trong doanh nghiệp mà là cả xã hội. Quy trình là sự tương tác, hỗ trợ giữa các bộ phận để cùng thực hiện một vấn đề, mục tiêu chung”. Theo ông Thắng, một công ty muốn hoạt động trơn tru, thì 10 đầu công việc thì 7 đầu phải thực hiện theo quy trình.

Ông Thắng cho hay 5 yếu tố cơ bản trong chuẩn mọi quy trình là: Việc, người thực hiện, hành động, biểu mẫu, đối tượng liên quan, ký số đều có thể số hoá trên 1Office. Từ đó, giúp công việc thực hiện trơn tru; nhà quản lý đánh giá chính xác hiệu quả của từng bộ phận; nhân viên tránh khỏi tình trạng quên việc, lỡ việc; doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí về văn phòng phẩm, cũng như thời gian thực hiện công việc. 

Là một trong các nền tảng Make in Vietnam được Bộ TT&TT bảo trợ, 1Office đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp Việt trong công cuộc chuyển đổi số nội bộ, quản trị nhân lực và quy trình công việc như Yody, Ahamove, Minh Kha… Đại diện Yody cho biết với 1Office, dữ liệu nhân sự cập nhật kịp thời, chính xác; đơn từ duyệt chi chuyển từ giấy tờ sang phần mềm nhanh chóng, đầy đủ; chấm công chuyển từ excel sang phần mềm, tránh được nhầm lẫn.

Hải Lam