Trong một vài năm lại đây việc hợp tác trên một tài liệu đã trở nên phổ biến và dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể làm việc cùng đồng nghiệp trên một tài liệu bằng cách sử dụng các dịch vụ như EtherPad, hay có thể lưu trữ tài liệu trên “mây” thông qua các dịch vụ như Google Docs, hoặc có thể đồng bộ tài liệu (giữa máy tính và lưu trữ online) theo thời gian thực với dịch vụ Dropbox.

Google Cloud Connect là một plugin cho MS Office giúp kết nối tài liệu Office với tài khoản Google Docs.

Bắt đầu cài đặt Cloud Connect

Để sử dụng tiện ích này trước tiên bạn cần tải về và cài đặt Google Cloud Connect. Ngay sau khi cài đặt xong bạn sẽ thấy một thanh công cụ mới xuất hiện trong các ứng dụng của bộ Office. Bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản Google và cho phép plugin này truy cập đến tài khoản Google Docs trước khi có thể thực hiện các thao tác với tiện ích này.

Về cấu hình, Google Cloud Connect cho phép bạn lựa chọn cách thức đồng bộ: tự động hay bằng tay và nơi lưu trữ các file khi bạn mở từ Google Docs.

Thanh công cụ của tiện ích này có thể gây đôi chút khó chịu cho bạn. Muốn ẩn nó bạn nhấn vào biểu tượng hình tam giác nhỏ ở phía dưới giữa thanh công cụ. Và nhấn vào nó một lần nữa nếu bạn muốn hiển thị ra lại.

Đồng bộ và chia sẻ

Sử dụng tiện ích Cloud Connect bạn có thể tạo mới tài liệu Word, Excel, PowerPoint, đồng bộ chúng lên Google Docs và chia sẻ chúng ngay trên giao diện soạn thảo. Để đồng bộ tài liệu lên Google Docs bạn chỉ cần nhấn vào nút “Sync” trên thanh công cụ. Ngay sau khi đồng bộ xong bạn sẽ thấy đường dẫn để truy cập vào tài liệu xuất hiện. Muốn chia sẻ tài liệu này với người khác bạn nhấn vào nút “Share”, điền địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ và chọn quyền (xem hay có thể chỉnh sửa) với người đó.

Khi bạn đồng bộ tài liệu của mình lên đám mây của Google, bạn sẽ thấy chúng xuất hiện trên Google Docs. Bạn có thể truy cập và đọc những tài liệu này trên web nhưng không thể chỉnh sửa chúng bằng Google Docs. Biểu tượng nhỏ ở phía bên trái tên tài liệu sẽ giúp bạn phân biệt những tài liệu kiểu này với những tài liệu của Google Docs.

Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa những tài liệu này trên web bạn có thể chuyển đổi chúng sang định dạng của Google Docs bằng cách nhấn vào mục Actions chọn “Make a Google Docs copy”. Tuy nhiên khi đó bạn sẽ không thể dùng Cloud Connect để tải về và làm việc offline với bản sao tài liệu (định dạng Google Docs) vừa được tạo ra.